为进一步规范会议通知及管理工作，提高工作效率，结合工作实际，特制定本制度。

一、全校性重要会议按全年工作计划或《西安工业大学重要会议重大活动管理制度》确定，各单位如召开全校性会议须提前报党办、校办。

二、全校性重要会议由党办、校办进行网上公告，并负责落实校领导参会，会议主办单位负责通知、落实其它参会人员，会务工作由会议主办单位与党办、校办商洽、落实。

三、各单位及各专门委员会、学校非建制机构、临时成立的工作机构围绕具体工作召开的会议，由各单位或各机构挂靠办公室负责通知、落实参会人员并负责做好会务工作，如有校领导参加须提前向党办、校办说明，以便做好校领导周工作安排。

四、临时召开的全校性重要会议由党办、校办相关科室负责人或工作人员以网上公告、电话、QQ群、短信等方式通知到各单位副处级以上领导或直接通知到参会人员，人数较多的情况下通知到院办公室主任或各单位负责办公室工作的人员。

五、对于特急、紧急召开的涉及学校改革发展稳定大局以及涉及其它方面的重要会议，一般由党办、校办科级或副处级以上人员直接通知到参会人员。党委会、校长办公会、校党政联席会议由会议记录人员直接通知到参会人员。

六、校领导临时召开的小规模会议在某些情况下也可以由联系秘书负责通知。联系秘书要协助领导落实好会议时间、地点、参会人员等会务工作。

七、有校领导参加的会议一般通知到领导联系秘书，领导联系秘书负责通知、落实、提醒领导参会，并及时反馈。

八、按照“谁通知、谁负责”的原则，参会人员不能参加会议或有其它情况需要说明，一般告知会议通知人员，由会议通知人员及时将参会人员情况反馈给召集人或组织者。