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西安工业大学公章使用和管理规定(试行)
2012-05-10 15:47   审核人:

为进一步加强我校公章管理,规范印章使用程序,根据上级有关文件,结合学校实际,制定本规定。

本规定所指公章包括中共西安工业大学委员会印、西安工业大学印(含钢印),校领导名章,各部、处、院、系等处级建制、科级机构章,各委员会、临时机构用章,各类专用印章以及前冠西安工业大学名称的各类印章。

一、公章的制发、回收、更换

公章的制发、回收和更换由办公室统一管理,校内任何部门或单位不得刻制公章。

校级公章由上级机关制发或受上级机关委托由学校办公室进行制发。全校各处级建制单位公章的制发由办公室负责,科级单位或非正式建制单位确需制发印章,可由所在单位填写刻制印章申请表,经办公室审核批准后予以制发。

学校更名、内部机构调整启用或更换印章,由办公室印发文件。发文时附印模,新印章自发文之日启用,旧印章同时废止。

  印章因严重磨损或其他原因无法继续使用需重新刻制,必须提出书面申请,经审核批准后由办公室负责刻制,旧印章同时收回。

印章的规格、内容、质料、图样等由办公室根据国家规定,结合实际确定。

二、公章的使用范围

(一)中共西安工业大学委员会印、西安工业大学印(含钢印):用于以学校党委、行政名义上报下发的常规性材料、向校外发出的函件、受学校委托签署合同或其他协议需填写的授权委托书等及荣誉证、退休证、毕业证、学位证、学生证等各类证书及文件。

(二)校领导名章:用于校领导签发的报表、文件及证件等。

(三)专用章:介绍信专用章用于对外联系工作、证明身份等使用。证明专用章用于开具身份证明、婚姻证明、单位证明、收入证明、住房证明等常规性证明材料。合同专用章用于各部门、单位以学校名义签署的合同、协议。保密专用章用于涉密审查等。

(四)各部门、单位公章以及各委员会、临时机构章:可在校内各单位之间联系工作或向校领导请示、报告时使用;可在与校外同级对口单位联系业务时使用;也可在各自职责范围内就学校的政策予以解释说明或做出具体安排时使用。但不得用于各类协议、合同书的签订,也不得用于确认债权债务关系及其履行。

(六)前冠西安工业大学名的其它印章由领取该章的有关职能部门在职权范围内正确使用,不得用于各类协议、合同书的签订,也不得用于确认债权债务关系及其履行。

三、公章的使用程序

校级公章使用的一般程序是:各职能部门在各自职责范围内用印须填写用印申请表,经分管校领导签字核准,重要事项需请示党委书记、校长后予以用印。具体使用程序如下:

(一)法人授权委托事宜用印

涉及法人授权委托有关事宜,需填写西安工业大学法人授权委托书,明确具体委托事项及授权范围,经法人签字后加盖西安工业大学印章。

(二)校领导签名章的使用程序

各职能部门向办公室提交用印申请表,办公室请示相关校领导,校领导本人同意后予以用印。

(三)对外信息报送用印

各部门对外信息报送用印须填写对外信息报送审核表,经办公室和发展规划处分别对文字和数据审核后,经分管校领导核准,重要信息请示书记、校长后予以用印。

(四)专用章使用

1)介绍信:对外联系工作须开具介绍信,由所属职能部门负责人签字,明确具体事宜及权限,两办审核后加盖“西安工业大学介绍信专用章”。

2)证明:各职能部门和我校师生员工需要开具常规性证明材料,经相关部门、单位核实后,经两办审核加盖“西安工业大学证明专用章”。

3)合同、协议:各部门、单位签署的合同、协议,须填写合同用印申请表,经学校法律顾问审定,分管校领导审核,法人授权的协议、合同必须请示校长后予以用印、存档。

4)保密:审核涉密材料等时使用,具体参照《西安工业大学保密工作暂行规定》执行。

(五)各类证书用印

各有关职能部门必须指定专人负责各类证书用印。具体如下:

1)录取通知书由学生处负责,用印的程序是经部门负责人审核,主管校领导签字批准、校长审定后用印。

2)毕业证、学位证、结业证、学生证分别由教务处、研究生部、继续教育学院对应学生类别负责,用印的程序是经部门负责人审核,主管校领导签字批准、校长审定后用印。

3)奖学金证书由学生处、研究生部负责,用印的程序是经部门负责人审核,主管校领导签字批准后用印。

4)教职工的工作证由办公室、人事处负责,程序是经部门负责人审核后用印。

5)教师的聘书、教师资格证、专业技术职务任职资格证书、离退休证由人事处负责,程序是经部门负责人审核,主管校领导签字批准,校长审定后用印。

6)科研成果鉴定证书由科技处负责,程序是经部门负责人审核,主管校领导签字批准,校长审定后用印。

7)荣誉证书的用印需经部门负责人审核,主管校领导签字批准、书记、校长审定后用印。

(六)其他

对于公派出国、党员组织发展等具有明确操作规程的工作,按审批程序办理用印手续。对于操作和审批程序不明确或待明确事项的用印,由办公室商有关部门并请示校领导后明确使用程序。

四、特殊情况下印章的使用

对于紧急情况下的印章使用,在征得分管校领导同意的情况下,重要事项请示书记、校长后,办公室应及时办理。但相关部门事后要补办印章使用手续。

五、有下列情况之一者,不予用印

(一)未履行审批程序;

(二)内容违反党和国家的现行政策、法令和制度;

(三)空白介绍信或空白纸张等;

(四)超越部门职责与职权范围的;

(五)委托非本部门工作人员办理用印手续的。

六、印章管理责任

(一)管理职责

1)各职能部门负责对本部门的公章进行管理,严格按照职权使用印章。具体职责包括:制定和完善本部门公章使用管理制度;明确本部门公章管理人;审查用印事由是否合理;申请使用中共西安工业大学委员会印、西安工业大学印等校级印章。印章使用过程中,职能部门负责人承担领导责任,公章管理人员承担直接责任。

2)办公室负责全校印章的使用与管理。具体职责包括:修订公章使用管理制度;监督全校各单位印章使用管理情况;审核公章使用管理程序等。

(二)责任追究

1)未按规定用印,对学校造成一定损失和负面影响的单位或个人,视情节轻重给予通报批评直至行政处罚;

2)未按规定用印,对学校造成严重后果的,视情节给予经济处罚直至开除公职,构成犯罪的将移交司法机关依法追究法律责任。

本规定由办公室负责解释,自发文之日起开始实施。

 

附件:1. 西安工业大学用印流程

   2. 校领导签名章使用流程

   3. 法人授权委托事宜用印流程

4. 对外信息报送用印流程

5. 学校印章使用申请表

6. 合同用印使用申请表

7. 对外信息报送审核表

附件【对外信息报送用印流程.doc已下载
附件【法人授权委托事宜用印流程.doc已下载
附件【西安工业大学用印流程.doc已下载
附件【校领导签名章使用流程.doc已下载
附件【合同用印使用申请表.doc已下载
附件【对外信息报送审核表.doc已下载
附件【学校印章使用申请表.doc已下载
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