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西安工业大学党政公文处理办法
2012-05-10 15:27   审核人:

第一章  总则

第一条  为使我校党政公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的质量和效率,根据国家和上级机关公文处理的有关规定、条例,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 西安工业大学公文主要适用于党的机关公文和行政机关公文两类。党的机关公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理工作包括公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则,做到准确、及时、安全、保密。

第五条  党委办公室、校长办公室是西安工业大学公文处理的管理机构,主管学校的党政公文处理工作并对下级机关的公文处理工作进行业务指导。

第二章  公文种类

第六条  参照中央和上级党组织有关公文处理的条例和办法,西安工业大学党的机关公文种类包括:

()决议  用于经会议讨论通过的重要决策事项。  

()决定  用于对重要事项做出决策和安排。 

()指示  用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。 

()意见  用于对重要问题提出见解和处理办法。 

()通知  用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 

()通报  用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 

()报告  用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。 

()请示  用于向上级机关请求指示、批准。 

()批复  用于答复下级机关的请示。 

()规定  用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 

(十一)  用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 

(十二)会议纪要  用于记载会议主要精神和议定事项。

第七条  参照国务院和上级行政机关有关公文处理的有关规定和办法,西安工业大学行政机关公文种类包括:

()决定  适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

()公告  适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

()通告  适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

()通知  适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

()通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

()报告  适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

()请示  适用于向上级机关请求指示、批准。

()批复  适用于答复下级机关的请示事项。

()意见  适用于对重要问题提出见解和处理办法。

()  适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条 学校党政公文由版头、密级、紧急程度、份号、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制版记、印发数量等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当分别标明密级(秘密、机密、绝密)和保密期限,其中绝密、机密级公文还应当在首页左上角标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;党政机关联合行文,主办机关排列在前。同级或相应的党的机关、行政机关联合行文,按照党、政的顺序排列。

(四)发文字号包括发文机关代字、年份、序号,党政机关联合行文只标明主办机关发文字号;与其他机关联合行文,原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标明一个机关的发文字号。中共西安工业大学委员会(党委办公室)、西安工业大学(校长办公室)联合行文,使用党委(党委办公室)发文字号。

(五)上行文应当注明签发人及所有会签人姓名。西安工业大学上行文一般由党委书记、校长签发。其中“请示”还应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文机关和公文种类。会议通过的文件,应在标题之下,正文之上用圆括号注明会议名称和通过日期。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般也不空格。标题应置于文头横线之下,主送机关之上,居中排列,两端短于正文。一行排不下时可分列两行以至数行,分行时注意不能把一个词拆为两部分。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称,普发的公文使用准确、统一的规范化统称。

(八)公文如有附件,应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。印发、批转、转发的公文,应在标题和正文中表述,不应以附件说明。

(九)落款,包括发文机关印章和成文日期。公文除“会议纪要”和翻印的文件及以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,为简化手续和提高效率,由主办机关加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。印章与正文最后一行应当保持规定的间距。当正文内容排完,所剩空间不能容下印章位置时,应当通过调整行距、字距,使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的做法。党的机关公文要在正文右下方加发文单位署名,使用全称或规范简称,成文日期要用阿拉伯数字书写;行政公文不注发文机关署名,成文日期用汉字书写。

(十)成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当在成文日期和印章之下、版记之上加圆括号标注。

(十二)公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。报送教育工委或教育厅公厅的公文,必须在《中共中央办公厅公文主题词表》的范围内标引主题词;报送省政府或省政府办公厅的公文,必须在《陕西省人民政府公文主题词表》的范围内标引主题词;报送教育部或教育部办公厅的公文,应按《教育类公文主题词表》标引主题词。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。抄送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称的排列顺序力求相对统一。

(十四)印发机关指公文处理管理部门,印发时间为公文送印日期。

(十五)公文文字从左至右横写、横排,并使用规定的字号和字体。

第九条  公文版头及其适用范围

(一)《中共西安工业大学委员会文件》、《中共西安工业大学委员会办公室文件》

《中共西安工业大学委员会文件》版头用于学校党委发布贯彻党的方针、政策,作出重要工作部署,向上级党组织报告、请示工作,转发上级党组织文件等。学校党委各部门以学校党委的名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项使用《中共西安工业大学委员会文件》公文版头。

《中共西安工业大学委员会办公室文件》用于根据学校党委授权,转发上级机关的文件,传达学校党委的决议或决定,布置相关工作,发布相关事项等。

(二)《西安工业大学文件》、《西安工业大学校长办公室文件》版头

《西安工业大学文件》版头用于学校行政发布贯彻落实党的教育方针的重要决定,做出重要工作部署,转发上级行政部门重要文件等。学校行政各部门以学校行政的名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项使用《西安工业大学文件》公文版头。

《西安工业大学校长办公室文件》用于根据学校行政授权,转发上级机关的文件;传达学校行政的决议或决定,布置相关工作,发布相关事项等。

(三)《中共西安工业大学委员会》、《西安工业大学》版头

用于中共西安工业大学委员会和西安工业大学以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

(四)《中共西安工业大学委员会办公室》、《西安工业大学校长办公室》版头

用于西安工业大学党委办公室、校长办公室以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题,印发学校各类重要会议、重大活动通知等。

(五)《西安工业大学会议纪要》版头。

用于记载和传达学校党政重要会议的主要精神和议定事项。

第十条  学校其他部门不得以学校名义对外行文。

第十一条  凡属党务方面的工作,以学校党委、党委办公室名义行文;属于政务、事务方面的工作,以学校、校长办公室的名义行文。

第十二条  列入学校年度工作的重大活动、重要会议的通知,一般以党委办公室、校长办公室名义发文。其它临时申报召开的活动、会议通知一般用学校党委办公室、校长办公室函头专用纸印发(不挂文号)或通过校园网络发布。

第十三条  学校党委会议、书记办公会议、校长办公会议及主要专题办公会议的会议纪要,首页纸以印有“会议纪要”文头的专用纸印发。

第十四条  电报、传真按公文运转程序办理,传真要冠以“西安工业大学传真”或“西安工大传真”字号。

第十五条  公文中各组成部分的具体标识规则,按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十六条  公文用纸一般采用国际标准A4型(宽210毫米,长297毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十七条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。 

第十八条  机关公文行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。 

(一)向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。 

(二)向下级机关的重要行文,应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(三)各部门在各自职权范围内可以向下级的相关部门行文。党委办公室、校长办公室根据党委和行政授权,可以向下级党组织、行政部门行文;党委、行政的其他部门,不得对下级党委、行政部门发布指示性公文。部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。 

(四)同级机关、机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。 

(五)不相隶属机关之间一般用函行文。 

第十九条  受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文,应当抄送其另一上级机关。 

第二十条  向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。不得出现“关于(某内容)的请示报告”、“关于请示、申请或请示(某内容)的报告”。

请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。

除上级机关领导直接交办的事项外,请示、“意见”和“报告”应当送上级机关的办公厅()按规定程序办理,不应直接送领导者个人。党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

第二十一条  请求答复或批准的事项,如属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。

第二十二条 凡是能通过当面协商、电话联系、会议决定和领导面示等方式解决或答复的问题,可不另行文。

第二十三条  公文起草

起草公文应当做到:

(一) 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行。

(三) 观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确。

(四)开门见山,文字精炼,用语准确,篇幅简短,文风端正。

(五) 人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六) 文种、格式使用正确。公文的文种应根据行文目的、发文的职权和主送机关的行文关系确定。

(七) 杜绝形式主义和繁琐哲学。

(八)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(九)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(十)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”第四层为“(1)”。

(十一)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式, 应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(十二)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

(十三)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

第二十四条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第五章  公文校核

第二十五条  公文核稿

公文文稿送办公室办理前,应由拟稿单位(部门)负责人进行核稿,核稿的主要内容是:

(一)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否正确;

(二)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

(三)所提措施和办法是否切实可行。

第二十六条  公文校核

公文文稿送校领导审批前,应当由办公室进行校核,公文校核的基本任务是协助机关领导人保证公文的质量。公文的校核的主要内容是:

(一)报批程序是否符合规定;

(二)是否确需行文;

(三) 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

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